Teknik Ofis İhale Süreç Yönetimi

Giriş

İhale yönetim süreçleriyle ilgili edindiğim bilgi ve tecrübeleri paylaşmak, dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktaları vurgulamak amacıyla bu yazıyı kaleme aldım.

Teknik ofis yalnızca maliyet odaklı değil; teknik altyapısı, öngörüleri ve analiz kabiliyetiyle gerçekçi ve sürdürülebilir bir süreç yönetimi sağlar. Teknik ofis, nicel verilere dayalı maliyet analizi, doğru ürün seçimi, zamanında ve yeterli iş gücü temini, dikkatli hazırlanmış risk analizi ve uygun stratejiler ile kârlılığı artırır.

Proje henüz başlamadan önce teknik ofis departmanının muhakkak göreve başlaması gerekmektedir. İmalatların başlayabilmesi için ihale süreç yönetiminin, işin niteliğine ve kapsamına bağlı olarak, bekleme olmadan başlatılmalıdır. Özellikle stoklu olmayan malzeme içeren imalatların termin bilgileri projenin ilk planlama aşamasında netleştirilmelidir. Basit bir örnek vermek gerekirse, asansör imalatı bunlardan birisidir. Asansörler, hazır bir modül değil; sipariş üzerine üretilip yaklaşık 6 ayda sevk edilen ve ardından montajı yapılan ürünlerdir. Bu nedenle, ihale süreci montaj programından en az 7 ay önce başlatılmalıdır.

Aşağıda genel başlıklar altında sürecin akışını anlatacağım.

Teknik Şartnamelerin Hazırlanması

• Şartnamenin genel hükümleri oluşturulmalı; iş kapsamına dahil olan ve olmayan hususlar net bir şekilde tanımlanmalıdır.
• Ürün, malzeme ve segment seçimleri ile imalat detayları kapsamlı şekilde incelenmelidir. Bu alınacak fiyat teklifini doğrudan etkileyen en önemli faktörlerden birisidir.
• İşin başlaması ve tamamlanması hedeflenen tarihler, iş gücü ve özellikle malzeme termin bilgileri açısından dikkate alınmalıdır.

Metraj, Keşif, Birim Fiyat Analizleri

• Yapılacak olan işlere ait poz, imalat detayı, ölçü birimi ve metrajları belirtilmelidir.
• Mevcut bir işin devamı ise, tamamlanmış işler ve kapsama dahil olacak işler açıkça ifade edilmelidir.
• Birbiri ile çelişen veya mükerrer kalemlerin varlığı sorgulanmalıdır.
• Teklif içerisinde iletilecek birim fiyatlarda veya anahtar teslim tutarlarda malzeme, ekipman, iş gücü, nakliye ve genel giderlerin kime ait olacağı yazılmalıdır.
• Tekliflerde birim fiyat analizleri mutlaka yer almalıdır. Sözleşme sonrasında oluşabilecek proje ve detay değişikliklerinde, yeni birim fiyat analizleri hazırlanmasına gerek kalmadan, mevcut rayiç bedeller üzerinden daha hızlı aksiyon alınabilir. Birim fiyat analizi hem teklif veren hem de teklif talep eden için işin kapsamındaki maliyet dağılımını gösteren önemli bir detaydır. Sözleşme sonrası şartname, proje, sözleşme ve birim fiyatta oluşabilecek uyumsuzlukların giderilmesi ve sürecin hızlı sonuçlandırılabilmesi için çok kıymetlidir.

İhale Paketinin Yayınlanması

• İhale paketi içerisine sözleşme sonrasında imzalanacak sözleşmeye ait taslak, teknik şartnameler, keşif özeti, cezalar ve kesintiler, temel ödeme şartları eklenmelidir.
• Hazırlanan paket İsteklilere iletilirken ihaledeki uyumsuzluk veya anlaşılmayan noktalar için sorusu sorma olanağı, belirli tarih aralığı içinde verilmelidir.
• Sorulara verilecek yanıtların yayımlanması, hem yanlış anlaşılmaları önler hem de sözleşme, keşif özeti veya teknik şartnamede revize edilmesi gereken noktaların tespit edilmesine destek olur.

Tekliflerin Değerlendirilmesi

• İsteklilerden gelen tekliflerin kıyaslama tablosu ile değerlendirilmesi ve aynı ürün segmenti, aynı iş gücü kalitesi ve kapsamın birebir aynı olmasının sağlanması, doğru hizmeti en makul fiyata alabilmek için önemlidir.
• Teklifler ile beraber bütçe rakamları kıyaslanmalı, aşırı düşük veya aşırı yüksek fiyat farklı olan kalemlerde, bütçe sorgulanmalı, gerekli görülürse aşırı yüksek veya aşırı düşük veren istekliler, ihale sürecinin sağlıklı yürümesi adına değerlendirme dışı bırakılmalıdır.
• Birim fiyat analizleri kontrol edilmeli, kapsam dahilinde ve haricindeki işlerin ihale paketi ile paralel olduğu sorgulanmalı, gerekmesi durumunda isteklilere uyarılarda yapılarak doğru noktaya gelinmelidir.

Sonuç

Teklifleri yalnızca birim fiyat ve toplam tutar üzerinden değerlendirmek, sağlıklı ve sürdürülebilir bir yöntem değildir. İsteklilerin teknik altyapı yeterliliği, işi yönetebilecek finansal gücü, geçmiş ve benzer iş tecrübeleri, mevcut Pazar koşulları, kur riski, enflasyon, tedarik zinciri aksamaları gibi riskler de kıyaslama kriteri olarak değerlendirilip süreç sonuçlandırılmalıdır.

Firmanın beklentilerine paralel istekli ile anlaşma sonrasında sözleşme süreçleri başlar. Ardından resmi işyeri açılışları ile mobilizasyon ve işe başlama süreçleri gündeme gelir. İnşaat projeleri ve mühendislik işleri yapısı gereği çok kompleks bir yapıya sahip olması, çözüm odaklı yaklaşımı ve iyi bir iletişimi daha da kıymetli hale getirir. İşin yapısı gereği problemler sürekli olacaktır ancak doğru ve çözümcü bir iletişim kurabilmek, yapılan sözleşme kapsamındaki imalatların daha etkili, sağlıklı ve verimli şekilde tamamlanmasına yardım eder.

Projede başarı; sıfır iş kazasıyla, işin kapsam, süre, kalite ve bütçe hedeflerine uygun şekilde, minimum malzeme ve iş gücü israfıyla tamamlanmasını ifade eder.

Sonuç olarak, ihale süreçlerinin teknik ofis tarafından sadece fiyat odaklı değil, kapsamlı bir analiz ve doğru zamanlama ile yönetilmesi, projenin başarısı için kritik önemdedir. Proje özelindeki ihtiyaçların iyi analiz edilmesi, doğru firmalarla iş birliği kurulması ve sözleşme öncesi tüm teknik ve finansal detayların açık şekilde belirlenmesi, sahadaki uygulamaların verimli, kaliteli ve sürdürülebilir olmasına olanak tanır. Böylelikle projenin yalnızca teknik değil, operasyonel başarısı da garanti altına alınmış olunur.

İnşaat Yapım, Taahhüt veya Danışmanlık İşlerinde Hakediş Nedir ?

İnşaat yapım, taahhüt veya danışmanlık işlerinde, İşveren ve Taşeron ya da Alt Yüklenici arasında imzalanan sözleşme çerçevesinde yapılan işlere ait alacağı paraya hakediş denir. İmzalanan Taşeron Sözleşmesi... devamı için tıklayınız.

İnşaat Mühendisliği Nedir ?

İnşaat mühendisliği terimi aslında kelime olarak hayatımıza gireli çok da uzun bir süre olduğu söylenemez.İlk kez 'civil engineering' olarak 18.yy'da kullanılmaya başlanılmıştır.İnşaat mühendisliği tarihine baktığımızda, hayatımızı medenileştiren... devamı için tıklayınız.